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高校科研档案管理工作研究

     时间:2013-09-14  来源:本站原创

 
摘要:科研是学科建设中的核心组成部分,而科研档案是科研活动的真实记录。采取切实可行的有效措施,提高科研档案管理水平,使之更好地为学科建设发展服务。
关键词:高校;科研档案;学科建设
一、高校科研档案的内涵
高校科研档案是高校在科研活动中形成的、经过科学整理、具有保存价值的各种形式和载体的历史记
录。它反映了高校科研活动的整个过程和成果,是高校重要的科技信息资源,对科学研究和科技服务具有重要的凭证和参考作用。
高校科研档案包括科研管理综合材料和科研课题(项目)材料。科研管理综合材料主要指科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理等文件材料。一般由高校科研部门负责收集、整理、立卷、归档。科研课题(项目)材料主要包括科研准备阶段、研究阶段、总结验收阶段、成果和奖励申报阶段四个方面的材料。科研准备阶段材料,主要包括项目的规划与准备材料,开题报告与课题调研论证材料,任务书、合同或协议等;研究阶段材料,主要包括课题研究的各种原始记录、数据处理材料,设计说明或图纸等;总结验收阶段材料,主要包括工作总结、研究报告、论文专著、用户报告、验收报告、鉴定证书等;成果和奖励申报阶段材料,主要包括科技奖励申报书、获奖证书、成果应用证明,推广应用方案、转让合同或协议,用户反馈
由于科研档案不同于文书档案,具有专业性、成套性、现实性的特点。了解和掌握科研档案的内容和特点,对高校科研档案的科学管理,具有重要的指导意义。
二、科研档案管理在学科建设中的作用
科研档案工作的主要任务是: 认真贯彻执行国家和主管部门制定的有关方针、政策、条例、办法, 正确的组织科研档案材料的归档, 科学地做好保护与管理工作, 充分发挥科研档案为教学服务、为科研服务的作用。积极主动为经济建设服务, 是档案工作者义不容辞的责任, 也是科研档案真正的价值取向。
(一)科研档案管理的规范化有利于学校科研工作的
无论是自然科学、社会科学, 还是思维科学的研究; 无论是基础、应用, 还是发展和推广性研究, 它们都具有共同的特性, 即继承性、连续性、探索性、创造性和整体性。这些特性决定了所有的科学研究都离不开前人研究的基础。马克思指出: 科学研究必须部分地以今人的协作为条件, 部分地以前人的利用为条件。而科研档案既可以为现实的研究提供服务, 又能为未来的研究提供借鉴。因此, 科研档案管理的规范化是推动学校科研工作可持续发展的重要基础。尤其是综合性大学, 只有实现科研档案管理的规范化, 才能真正实现资源共享、人才共用、加速学科之间的交叉融合以及为学科建设创造新的科研生长点, 为社会生产出新知识。
(二)科研档案管理的规范化, 为学科建设提供服务
学科建设是我国高校建设和发展的根本, 科研是学科建设中最具核心的组成部分。科研档案是科研水平的真实记录, 因此, 规范化的科研档案管理对促进学科建设具有重要的意义。高校重点学科的申报和评估一点都离不开科研档案工作, 如科研课题级别的高低、数量的多少、经费多少及经费的使用情况; 科研成果及科研奖励的数量、级别及影响力的大小; 学位点的数量及历年来培养的本科生、研究生、博士生人数多少以及一些当时的照片、录相或原始录音等, 都是学科建设的重要查考凭证。
(三)科研档案管理的规范化有利于科研成果的转化,促进知识物化
开发利用档案信息资源及是档案工作的出发点,又是档案工作的归宿。邓小平同志指出: 科学技术是第一生产力, 经济建设必须依靠科学技术, 科研档案是科学技术储备的一种形式, 它能完整、准确地反映科学技术活动的全部。在经济建设过程中, 科研档案一旦系统地进入生产过程, 就会转化为生产力, 从而产生经济效益。“清华紫光”集团, 就是凭借清华大学高科技的科研成果, 在生物制药、环保等领域一直走在全国前列。
三、科研档案管理存在的问题
(一)缺乏相应的管理条件
有些高校只重视科研经费、科研项目和科研成果,对科研档案的管理重视不够, 往往忽视了科研文献资料的收集保存, 档案意识、知识产权意识差, 科研档案的管理缺乏相应的管理措施, 如无专门的档案室和档案柜等基本设施。由于科研档案管理工作没有引起各级领导的重视, 档案管理人员的配备不足, 没有现代化的办公设备, 导致工作效率低下。
(二)档案管理体制与制度不健全, 人员配备不合理
目前高校科研档案管理是参照《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》执行的, 但是缺乏相应的实施细则, 对科研档案的归档程序不明确, 没有实行课题负责人负责课题立卷的制度, 而是科研管理部门立卷归档, 造成了收集工作困难, 材料不齐全的后果。其次, 一些高校的科研处成为独立的部门时间较短, 机构设置不完善, 管理人员配备少, 没有健全的管理制度, 在科研档案归档管理方面缺乏行之有效的制约手段, 致使高校科研档案管理工作处于失控状态, 有的教师如果不配合, 档案人员因为无章可循、无法可依, 也只好听之任之。
(三)科研人员缺乏档案意识,影响了科研档案的质量
科研档案的收集工作是档案管理难度较大的一环,由于很多教师缺乏档案意识, 认为个人的论文、论著是个人的成果, 与学校无关, 自己保存比较保险, 使用也方便, 因此不愿意上交或不愿意将原件上交。由于学校没有制定严格的科研档案管理办法和制约措施,平时宣传教育工作做得不够, 教师对科研档案工作的意义缺乏了解, 只注重埋头搞科研而不注意保存或没有及时归档自己在研究活动中形成的各种材料, 最终导致材料的缺失, 严重影响了科研档案的完整性、系统性和准确性。
(四)科研管理人员专业知识缺乏, 不能对关键性技
术进行正确的鉴别与把握
科学研究具有涉及领域广、研究程度深、专业性很强的特点, 科研管理人员不可能懂得太多专业知识和相关知识, 只能凭借科研管理的流程, 保存相关课题研究材料, 而对研究试验过程中产生了多少材料, 哪些是关键性材料不容易掌握, 致使科研档案往往存在不完整和不准确的现象。也有一些管理人员工作不大胆, 怕得罪人, 没有创新意识, 不去主动指导科研人员在科研活动中形成、积累、收集、整理科研档案, 这种被动的工作方法影响了档案材料的收集。
(五)档案工作宣传力度不大
很多高校综合档案室没有对各职能部门和二级学院( ) 负责档案工作的专兼职人员进行过相关培训,也没有开展过有关档案工作的学术报告及其它宣传工作, 导致这项工作没有引起领导的足够重视, 教师及科研人员缺乏档案意识, 相关管理人员的管理意识不强,管理力度较弱。
四、规范科研档案管理的措施
(一)建立科学的管理制度, 理顺科研档案的归档程序
首先, 需要引起学校各级领导对科研档案管理工作的高度重视, 分管领导应亲自参与并督促相关人员制定和实施适合本校实际情况的《科研档案管理实施办法》。同时, 学校应该在人员、经费、库房、设备等方面给予保证, 完善档案设施, 改善工作条件, 建立合理的之声归档程序, 适当的实行课题组立卷归档, 并从行政上给予大力支持。其次, 还应该采取一些制约措施, 把个人科研档案的归档情况与年终考核挂钩, 有了这些规章制度制约, 相信广大科研人员一定会认真对待档案归档工作, 从而促进科研档案管理工作朝着制度化、规范化的方向发展。
(二)加强宣传教育, 提高科研人员的档案法制意识
要做到科研档案的完整收集和规范化管理, 仅靠档案管理人员单方面的努力是难以完成的, 它需要科研人员的理解、支持和配合。档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》《科学技术档案管理暂行办法》提高科研人员对档案工作重要性的认识, 增强他们的档案法制意识。《中华人们共和国档案法》第十条规定“:对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为己有。”科研成果虽然凝结着科研人员的劳动汗水, 但也有国家的资助, 应属于国家财富, 依据《档案法》, 高等学校里的档案人员或教师,都要把科研材料归档看作是自己的义(三)提高档案管理人员的综合素质是实现科研档案管理规范化的重要基础
档案工作是一项专业性较强, 业务要求较高的工作, 加强队伍建设是做好档案规范化的关键。学校应重视科研档案管理人员的队伍建设, 并不断通过多种渠道和途径对他们进行培训和指导, 提高档案管理人员的思想素质与业务素质, 建立起明确的岗位责任制。培养他们养成爱岗敬业、开拓创新、服务管理、团结奉献的高尚思想和工作作风。首先, 成为优秀的档案保管人员, 能快速、准确地为科研人员提供服务, 还应当是科研工作者查询档案信息的导航员。其次, 要有强烈的责任感和保密意识, 绝对保证档案的安全。
(四)加快档案信息化工作, 使科研档案得到充分开发利用
高校校园网络化的建设和使用, 为科研档案的管理提供了便利条件, 也是档案能够充分发挥其提供信息资源职能的前提保证。档案工作人员应主动以现代管理学方面的知识武装自己, 学习应用现代办公技术,彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法, 利用网络传输,将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网, 既便于查阅也便于管理。网络化的管理弥补了手工操作的许多不足, 省时省力, 既提高了科研档案信息资源的利用率, 也提高了科研档案的管理效率。
结语:
高校科研档案管理是高校科研活动的重要环节。高校应充分认识科研档案管理在高校管理中的重要性,不断增强科研档案意识,切实完善科研档案管理制度,积极开发科研档案信息资源。随着 27 号令的贯彻落实,高校科研档案管理水平的提高,必将进一步有效地促进高校科研工作的发展和高校综合实力的提升。
 
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